株式会社セルビスメンバーズ 個人情報の取扱について

個人情報保護方針< 個人情報の取扱について 開示等請求手続きのご案内

制定日 平成23年9月1日
最終改定日 平成29年5月8日
株式会社セルビスメンバーズ
代表取締役 坂元 正幸

個人情報保護方針

株式会社セルビスメンバーズ(以下、当社)は、冠婚葬祭互助会業務において当社が取り扱う全ての個人情報が、お客様にとって重要であり適切に取り扱われるべきであると認識し、これら個人情報を適切に利用し、保護することが、当社の社会的責任であると考えております。
当社は全役員、全従業員に「株式会社セルビスメンバーズ個人情報保護方針」の徹底を図るとともに、個人情報保護マネジメントシステムを構築し個人情報を適切に取り扱って参ります。

1. 個人情報保護マネジメントシステムの構築および継続的改善

当社は、全役員、全従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、目的外利用を防止し、保護するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを着実に実施いたします。さらにこれを維持し継続的に改善して参ります。

2. 法令・規範の順守

当社は、個人情報の取り扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。また当社の個人情報保護マネジメントシステムをこれらの法令およびその他の規範に適合させて参ります。

3. 個人情報の取得(収集)・利用・提供

当社は個人情報を取得(収集)する際には、個人情報の取り扱いについて事前に利用目的などを告知し、同意をいただいてから取得(収集)いたします。又、取得した個人情報は目的の範囲内で・委託及び提供を行い、目的の範囲以外の個人情報の取り扱いを行わない為の措置を講じます。

4. 安全対策の実施

当社は個人情報の正確性および安全性を確保するため、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などの予防ならびに是正に関する規定および体制を整備し、個人情報に対する安全対策を実施いたします。

5. 個人情報の開示、訂正、削除/苦情・相談の受付、対応

当社は、個人情報に関する情報主体の権利を尊重し、情報主体から自己情報の開示、訂正もしくは削除、または利用および提供の拒否ならびに苦情および相談を受け付けた場合は、当社の規定に準じて速やかに対応いたします。

【 連絡先 】
管理者名 株式会社セルビスメンバーズ 部長
名称 株式会社セルビスメンバーズ統括本部
所在地 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東5丁2-7
電話番号 072-223-0701(受付時間 月~金 9:00~18:00)

個人情報の取扱について

1. 事業者の名称

株式会社セルビスメンバーズ

2. 個人情報保護管理者の職名、所属先および連絡先

管理者名 セルビスメンバーズ 部長
所属部署 株式会社セルビスメンバーズ統括本部
連絡先 072-223-0701(受付時間 月~金 9:00~18:00)

3. 個人情報の利用目的

(1) 個人情報をご本人より書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)により個人情報を直接取得する場合の利用目的。

個人情報の種類 利用目的
互助会会員情報
見込み客情報
  • 冠婚葬祭事業および会員募集事業における役務・サービスの提供、商品の販売、関連する新商品・サービスの案内、およびアフターサービスのため
  • 各種お問い合わせへの対応のため
  • 最適なサービスをお客様に提供するためのアンケート協力依頼のため
  • 当社の提供するサービスのご案内のためのDM発送のため
取引先個人情報
  • 業務上に必要な諸連絡・商談等(株式会社セルビスより提供を受ける)のため
各種団体個人情報
  • 業務上に必要な諸連絡等のため
人事労務情報
(準社員)
  • 人事管理、労務管理のため

(2)ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際、または間接的に個人情報を取得する際の利用目的

個人情報の種類 利用目的
見込み客情報
ご紹介情報
  • 会員様や他のお客様からのご紹介により、互助会の入会や結婚式・葬儀のご案内をさせていただくため
互助会会員情報
加入時のご家族情報
  • 冠婚葬祭事業および会員募集事業における役務・サービスの提供、商品の販売、関連する新商品・サービスの案内、およびアフターサービスのため

(3)互助会加入者様にご登録いただきます第二住所連絡先の利用目的

個人情報の種類 利用目的
互助会会員情報 加入時ご登録いただく第二連絡先
  • 転居先未届け等により、互助会加入者様へ当社から重要なお知らせが出来ない場合、加入者様の所在について確認のお問い合わせをさせていただくため

4. 個人情報の第三者提供

当社は、あらかじめお客さまの事前の同意を得た場合を除き、個人情報を第三者に提供しないものとします。ただし、次の各号に該当する場合は、お客さまの事前の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供できるものとします。
(1)法令の定めに基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
(3)国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(4)利用目的の達成に必要な範囲で、当グループが業務等を委託する第三者に対し、個人情報を提供する場合

5. 個人情報の共同利用について

当社は、ご本人からお預かりした個人情報を、冠婚葬祭事業および会員募集事業における役務・サービスの提供、商品の販売、関連するアフターサービス、および新商品・サービスの案内等の利用目的達成のために、以下の内容でセルビスグループ各社と共同利用いたします。共同利用する場合も当社と同様に個人情報の適正管理、機密保持等の個人情報の漏洩防止に必要かつ適切な管理を実施いたします。

(1)共同して利用する個人情報の管理に責任を有す者
  株式会社セルビスメンバーズ 個人情報保護責任者

共同利用する個人情報の種類および利用目的

個人情報の種類 内容 利用目的
互助会会員情報 申込者名、加入者名、同居家族名、性別、生年月日、住所、電話番号、加入コース、口数 冠婚葬祭事業に関連するサービスおよびアフターサービス、新商品等に関する情報のお知らせ

共同利用者一覧

会社名 共同利用する事業内容
株式会社セルビス 冠婚葬祭施行事業、介護事業、子育て支援事業、旅館業
株式会社セルビスサービス 仏事サポート事業、製菓・製パン事業、食育事業、車両運送事業
株式会社ファミリーメモリアル 葬祭施行事業
株式会社マイホーム葬 葬祭施行事業
株式会社セルビスプランニング 婚活支援事業

6. 個人情報を記入することの任意性

個人情報の記入は任意ですが、必要な項目をご記入いただけない場合は、利用目的に記載の当社内における諸手続き又は処理に支障が生じる可能性があります。

7. 個人情報取扱の委託

当社は、事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施します。

8. 個人情報の開示等の請求

当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、当社問い合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記「お問い合わせ窓口」まで申し出てください。

9. ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について

当社サイトでは必要に応じてクッキー(Cookie)を使用することがあります。クッキーは、お客さまが当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客さま個人を特定する情報を取得するものではありません。

10. 認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取り扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取り扱いの確保を目的とする団体です。当社が加入する認定個人情報保護団体はありません。

お客様の個人情報に関するお問い合わせ、および開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出につきましては、下記窓口で受け付けております。
※サービス改善のため、お客様との会話は録音させていただくことがあります。

【お問い合わせ窓口】

会社名 株式会社セルビスメンバーズ 会員管理課
住所 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東5丁2-7
連絡先 072-223-0701(受付時間 月~金 9:00~18:00)

開示対象個人情報の請求手続きのご案内

当社では、法第29条その他の規定等の定めるところに従い、次のように照会方法等(以下「照会要項」といいます。) を定め、当社の開示対象個人データに関する、ご本人またはその代理人からの開示・訂正・利用停止・利用目的の通知 (以下「開示等」といいます。) のご請求を受けた場合には、この照会要項に則り必要かつ合理的な範囲でご対応させていただきます。 なお、照会要項に適合しないご請求につきましては、これをお断りする場合がございますので、あしからずご了承ください

1. 開示等のご請求の対象となる開示対象個人データの特定について

開示等のご請求に当たっては、対象となる開示対象個人データを特定していただきますようお願いいたします。なお、以下に該当する個人情報は、開示等の対象としておりませんのでご注意ください。

  • 「開示対象個人データ」に該当しないもの
    1. (1) 当社が業務受託しているに過ぎす、そのデータについて当社に開示等の権限がないもの
    2. (2) 6か月以内に確実に消去される予定のもの
  • 法第25条の定めにより開示等の対象としないもの
    1. (1) 開示等することで、本人または第三者の権利利益を害するおそれのあるもの
    2. (2) 開示等することで、当社の適正な業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれのあるもの
    3. (3) 開示等することが他の法令に抵触するおそれのあるもの
  • その他、法令等にさだめるもの等

2. 開示等の対象範囲

開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当社の利用目的のほか、開示対象個人データに含まれ、かつ当社が収集し、現に保有しているもののみとします。

3.開示等のご請求先およびお問い合わせ先

開示等をご請求される場合は、所定の申請書に本人確認のために必要な書類および開示手数料(開示または利用目的通知のご請求の場合のみ。訂正・利用停止のご請求の場合手数料は不要です。) を同封のうえ、下記宛に、郵送によりご請求ください。
なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。

  • 直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、ご了承ください。
会社名 株式会社セルビスメンバーズ 会員管理課
住所 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東5丁2-7
連絡先 072-223-0701(受付時間 月~金 9:00~18:00)

4.開示等のご請求に際してご提出いただく書面(様式)等

ご本人が開示等のご請求を行う場合は、次の申請書(A)をホームページからダウンロードおよび印刷していただき、所定の事項をご記入およびご本人の署名押印のうえ、本人確認のための書類(B)を同封し、上記3の当社「個人情報お問い合わせ窓口」宛、ご郵送ください。
なお、代理人によるご請求の場合は、ご本人の住所、氏名に加え、代理人の住所の記入および署名押印をお願いいたします。

  • 印刷費本人確認書類の取得費、郵送料等の経費は、すべてご本人負担とさせていただきます。
  • 申請書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。
  • 開示等のご請求に際してご提出いただいた書面等(本人確認書類を含む)は、ご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

(A)個人情報の開示、訂正、利用停止等についての申請書

◆申請書◆こちらからダウンロード、印刷してご利用ください。

  • 申請書に必要事項の未記入、誤植または不鮮明な箇所等があった場合、その他、記載の不備により手続きができない場合は、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただきますので、あらかじめご了承ください。

(B)本人確認のための書類

以下のいずれか1点のコピーを同封してください。なお、いずれもご本人のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。

  • 運転免許証
  • 戸籍抄本(住所、氏名等の必要事項のみ)
  • 住民票の写し
  • 各種保険の被保険者証
  • 介護保険の被保険者証
  • 年金手帳
  • 恩給証書
  • 転居等により、ご本人の現住所と当社の登録住所が違う場合は、転居の履歴がわかる住民票の提出をお願いいたします。
  • 本籍地が記載されている証明書の場合は、お手数ですが、「本籍地」部分は紙を貼るなどして隠してからコピーをおとりくださいますようお願いいたします。
  • 本人確認資料が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどにより本人確認ができない場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。

5.代理人による開示等のご請求の場合

開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、上記(3)のAの申請書に加えて、下記の書類(CまたはD)をご同封ください。

(C) 法定代理人である場合

C-1 未成年者の法定代理人の場合
  • 当社所定の申告書 1通(ダウンロードし、印刷してご利用ください。)
  • 法定代理権があることを確認するための書類

    本人の親権者の場合 本人の戸籍抄本 1通
    本人の未成年後見人の場合 本人の戸籍抄本 1通

  • 未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類

    (上記4のBと同様) 1式      

C-2 成年被後見人の法定代理人の場合
  • 当社所定の申告書 1通(ダウンロードし、印刷してご利用ください。)
  • 後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明事項
  • 成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類

    (上記4のBと同様) 1式

(D) 委任による代理人の場合

  • 当社からの開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨をご記入ください。この場合、委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書もご提出ください。開示結果の受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出がない場合、当社は開示等の結果を本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。

    代理人本人であることを確認するための書類(上記4のBと同様) 1式

  • 代理権確認資料(代理人の本人確認資料も含む)の不足または不備により手続きができない場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
  • 開示等の結果の送付先には、本人又は開示請求した代理人以外の受取人を指定することはできません。なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果を本人が受け取ることができなかったときは、当社は何らの責を負いかねます。

6.開示等のご請求に関する手数料およびそのお支払い方法

  1. 開示請求および利用目的通知のご請求の場合

    手数料:1回の申請ごとに392円(税込み)

    • 簡易書留郵便により書面にてご回答する実費

      支払方法:392円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

    • 簡易書留郵便にかかる実費または簡易書留制度が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきます。
    • 手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
  2. 訂正請求および利用停止請求の場合

    保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止をご請求いただく場合の手数料は無料です。

    • 「保有個人データ」を特定していただけない場合は、まず開示をご請求いただき、訂正および利用停止のご請求をされる「保有個人データ」を特定していただきます。(この場合、開示請求に関する手数料として郵便切手392円分が必要となります。)

7.開示手続きの開始

開示等のご請求に際してご提出いただくすべての書面等が「個人情報お問い合わせ窓口」に到着し、当社が受領した時をもって開示等手続きが開始されるものとします。なお開示等、請求書ご送付中の郵便事故や未着等については、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社はなんらの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

8.開示等のご請求に対する回答方法

申請書記載していただいたご住所宛に、簡易書留により書面で回答申し上げます。
なお、開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間はお時間を頂きます。
また、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合もがありますので、あらかじめご了承ください。
上記により当社が回答書をご送付した後に、郵便事故や未着等が発生した場合は、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

  • 当社が取得した後、内容に変更があり、その訂正の申請をいただいていない個人情報について、開示等をご請求いただいた場合は、通常よりも多少お時間をいただく場合がございます。