制定日　平成23年9月1日
最終改定日　令和5年7月1日
株式会社セルビスメンバーズ
代表取締役　坂元 正幸

個人情報保護方針

株式会社セルビスメンバーズ（以下、当社）は、冠婚葬祭互助会業務において当社が取り扱う全ての個人情報が、お客様にとって重要であり適切に取り扱われるべきであると認識し、これら個人情報を適切に利用し、保護することが、当社の社会的責任であると考えております。
当社は全役員、全従業員に「株式会社セルビスメンバーズ個人情報保護方針」の徹底を図るとともに、個人情報保護マネジメントシステムを構築し個人情報を適切に取り扱って参ります。

1. 個人情報保護マネジメントシステムの構築および継続的改善

当社は、全役員、全従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、目的外利用を防止し、保護するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを着実に実施いたします。さらにこれを維持し継続的に改善して参ります。

2. 法令・規範の順守

当社は、個人情報の取り扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。また当社の個人情報保護マネジメントシステムをこれらの法令およびその他の規範に適合させて参ります。

3. 個人情報の取得（収集）・利用・提供

当社は個人情報を取得(収集)する際には、個人情報の取り扱いについて事前に利用目的などを告知し、同意をいただいてから取得(収集)いたします。又、取得した個人情報は目的の範囲内で・委託及び提供を行い、目的の範囲以外の個人情報の取り扱いを行わない為の措置を講じます。

4. 安全対策の実施

当社は個人情報の正確性および安全性を確保するため、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などの予防ならびに是正に関する規定および体制を整備し、個人情報に対する安全対策を実施いたします。

5. 保有個人データの開示、訂正、削除及び第三者提供記録の開示、／苦情・相談の受付、対応

当社は、個人情報に感ずる情報主体の権利を尊重し、情報主体から自己情報の開示、訂正もしくは削除、又は利用、提供の拒否及び第三者提供記録の開示並びに苦情及び相談を受け付けた場合は、当社の規定に準じて速やかに対応いたします。

1. 事業者の名称

株式会社セルビスメンバーズ

2. 個人情報保護管理者の職名、所属先および連絡先

3. 個人情報の利用目的

(１) 個人情報をご本人より書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）により個人情報を直接取得する場合の利用目的。

(２)ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際、または間接的に個人情報を取得する際の利用目的

(３)互助会加入者様にご登録いただきます第二住所連絡先の利用目的

4. 個人情報の第三者提供

当社は、あらかじめお客さまの事前の同意を得た場合を除き、個人情報を第三者に提供しないものとします。ただし、次の各号に該当する場合は、お客さまの事前の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供できるものとします。
(１)法令の定めに基づく場合
(２)人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
(３)国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(４)利用目的の達成に必要な範囲で、当グループが業務等を委託する第三者に対し、個人情報を提供する場合

6. 個人情報を記入することの任意性

個人情報の記入は任意ですが、必要な項目をご記入いただけない場合は、利用目的に記載の当社内における諸手続き又は処理に支障が生じる可能性があります。

7. 個人情報取扱の委託

当社は、事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施します。

8. 個人情報の開示等の請求

当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、当社問い合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記「お問い合わせ窓口」まで申し出てください。

9. ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について

当社サイトでは必要に応じてクッキー（Cookie）を使用することがあります。クッキーは、お客さまが当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客さま個人を特定する情報を取得するものではありません。

10. 認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取り扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取り扱いの確保を目的とする団体です。当社が加入する認定個人情報保護団体はありません。

お客様の個人情報に関するお問い合わせ、および開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出につきましては、下記窓口で受け付けております。
※サービス改善のため、お客様との会話は録音させていただくことがあります。

【お問い合わせ窓口】

1. 開示等のご請求の対象となる保有個人データの特定について

開示等のご請求に当たっては、対象となる保有個人データを特定していただきますようお願いいたします。なお、以下に該当する個人情報は、開示等の対象としておりませんのでご注意ください。

• 「保有個人データ」に該当しないもの
  1. (1) 当社が業務受託しているに過ぎす、そのデータについて当社に開示等の権限がないもの
  2. 法第２５条の定めにより開示等の対象としないもの
     1. (1) 開示等することで、本人または第三者の権利利益を害するおそれのあるもの
     2. (2) 開示等することで、当社の適正な業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれのあるもの
     3. (3) 開示等することが他の法令に抵触するおそれのあるもの
  3. その他、法令等にさだめるもの等

2. 開示等の対象範囲

開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当社の利用目的のほか、保有個人データに含まれ、かつ当社が収集し、現に保有しているもののみとします。

3.開示等のご請求先およびお問い合わせ先

開示等をご請求される場合は、所定の申請書に本人確認のために必要な書類および開示手数料(開示または利用目的通知のご請求の場合のみ。訂正・利用停止のご請求の場合手数料は不要です。) を同封のうえ、下記宛に、郵送によりご請求ください。
なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。

4.開示等のご請求に際してご提出いただく書面(様式)等

ご本人が開示等のご請求を行う場合は、次の申請書(Ａ)をホームページからダウンロードおよび印刷していただき、所定の事項をご記入およびご本人の署名押印のうえ、本人確認のための書類(Ｂ)を同封し、上記3の当社｢個人情報お問い合わせ窓口｣宛、ご郵送ください。
なお、代理人によるご請求の場合は、ご本人の住所、氏名に加え、代理人の住所の記入および署名押印をお願いいたします。

（Ａ）個人情報の開示、訂正、利用停止等についての申請書

◆申請書◆こちらからダウンロード、印刷してご利用ください。

（Ｂ）本人確認のための書類

以下のいずれか１点のコピーを同封してください。なお、いずれもご本人のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。

• 運転免許証
• 戸籍抄本（住所、氏名等の必要事項のみ）
• 住民票の写し
• 各種保険の被保険者証
• 介護保険の被保険者証
• 年金手帳
• 恩給証書

5.代理人による開示等のご請求の場合

開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、上記（３）のＡの申請書に加えて、下記の書類(ＣまたはＤ)をご同封ください。

(Ｃ) 法定代理人である場合

(Ｄ) 委任による代理人の場合

• 当社所定の委任状　１通

  ◆委任状はこちらからダウンロード、印刷してご利用ください。

6.開示等のご請求に関する手数料およびそのお支払い方法

1. 開示請求および利用目的通知のご請求の場合

   手数料：１回の申請ごとに４０４円（税込み）

   • 簡易書留郵便により書面にてご回答する実費

     支払方法：４０４円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

   • 簡易書留郵便にかかる実費または簡易書留制度が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきます。
   • 手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
2. 訂正請求および利用停止請求の場合

   保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止をご請求いただく場合の手数料は無料です。

   • 「保有個人データ」を特定していただけない場合は、まず開示をご請求いただき、訂正および利用停止のご請求をされる「保有個人データ」を特定していただきます。(この場合、開示請求に関する手数料として郵便切手４０４円分が必要となります。)

7.開示手続きの開始

開示等のご請求に際してご提出いただくすべての書面等が｢個人情報お問い合わせ窓口｣に到着し、当社が受領した時をもって開示等手続きが開始されるものとします。なお開示等、請求書ご送付中の郵便事故や未着等については、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社はなんらの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

8.開示等のご請求に対する回答方法

申請書記載していただいたご住所宛に、簡易書留により書面で回答申し上げます。
なお、開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも２週間はお時間を頂きます。
また、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合もがありますので、あらかじめご了承ください。
上記により当社が回答書をご送付した後に、郵便事故や未着等が発生した場合は、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

9.安全管理措置

当社は保有個人データの適正な取扱いを確保するため、「個人情報保護方針」に従い、以下の安全管理措置を実施しています。

1)組織的安全管理措置

• 個人情報保護管理者を責任者とする組織の構築。
• 「個人情報窓口」の設置、保護手順の整備、運用及び運用の見直しのための枠組みの構築・維持・改善。
• 個人情報保護監査責任者を責任者とする監査体制の確立、定期・随時監査の実施等。

2)人的安全仮措置

• 入社時及び退社時には秘密保持に関する誓約書を締結。
• 定期的・随時の個人情報保護教育の実施等。

3)物理的安全管理措置

• 入退室制限（ICカード認証等）と記録の採取・チェック。
• 事務所内のゾーニング管理。
• 情報機器や情報媒体（紙、電子媒体等）の盗難等の防止措置、適切な廃棄措置。

4)技術的安全管理措置

• 無線LAN、クラウド事業者間等における通信経路、通信ネットワークの秘匿化。
• サーバ、パソコン、モバイル機器等のOSバージョン管理、不正ソフト対策の実施。
• 取扱者の限定、適切なアクセス制限の実施、アクセスログの管理の実施。
• 取扱者の識別とパスワード認証等による管理の実施。
• 外部からの不正アクセスによる漏えい等の防止対策の実施等。

5)外的環境の把握に関すること

• 外国において個人情報を取扱う場合は、当該国の法制等を把握し適切な措置を講じる。
• なお当社は外国においての取扱いはありません。